Stilhed på forretningsmødet – akavet eller effektivt?

If you want to move fast – go slow!

Lederkurser, personlig kompetenceudvikling, teambuilding, lean optimering, kurser i mental robusthed og gå-hjem møder – lyder det bekendt? Det moderne arbejdsliv står aldrig stille og stiller krav om effektivisering og konstant udvikling på alle fronter.

Den konstante intensivering af vores arbejdstid gør tiden til vores mest knappe ressource. Vi løber hurtigere og hurtigere for at nå det hele – indtil vi en dag mister pusten og må melde os ud af kapløbet. Men hvis det ikke hjælper at løbe hurtigere, hvad hjælper så?

Stilhed som modefænomen

”Shhh… Stilhed er det nye sort”, sådan lød det i Aftenshowet[1], i en diskussion af stilhed som et strategisk værktøj i møder på de danske arbejdspladser. To ledere fra Region Midtjylland, snakkede om hvordan stilhed havde gjort deres møder op til 20 procent mere effektive.

Distriktsleder i Region Midtjylland Morten Randløv forklarer hvordan en insisteren på, at lade 10 procent af mødetiden foregå i stilhed har øget effektiviteten markant, og tilføjer: ”derudover vil jeg pege på, at vores referater rummer langt flere beslutninger.”

Men er det ikke en kæmpe selvmodsigelse? Hvordan kan møder blive mere effektive ved IKKE at snakke? Mortens kollega, områdeleder Ann-Christina Frederiksen, uddyber:

”Fordi der er skåret støj væk. Fordi vi har lettere ved at få fokus på det vi skal i dialog om. Og fordi at på en eller anden måde, så er vi blevet bedre til at høre hvad hinanden siger og hvad budskabet er i det der bliver sagt. Der er kommet mere eftertænksomhed, simpelthen.”

Støjforurening  

Vi lever i en verden fyldt med støj. Ikke bare støj i den traditionel forstand; men en sammensmeltning af lyde, lys, billeder og bevægelse der konstant prøver at fange vores opmærksomhed. Mails tikker ind på computeren med et ’ding’ og en pop-up, hjemmesiden vi kigger på er fyldt med farvestrålende reklamer, og mobiltelefonen blinker med beskeden om et misset opkald, en håndfuld ulæste mails og et par ligegyldige Facebook notifikationer.

Vi tager allerede mange forbehold for at styre denne støj. Vi sætter musik i hovedtelefonerne, sætter telefonen på lydløs og prøver at se dybt koncentrerede ud, således at vores kollegaer ikke tør forstyrre. Dem der har mulighed for det, tager en dag på hjemmekontoret for at undgå afbrydelser. Men sådanne strategier virker som et plaster på et kødsår – For det dæmper jo ikke støjen?

På møder i virksomheden er støj ikke nødvendigvis larmende. Støj kan være når en diskussion ender på et sidespor, når én person ender med at fylde det hele, når folk gaber, mister fokus og kigger uinteresserede ned i telefonen i stedet for at deltage aktivt. Så ryger effektiviteten ud af vinduet, motivationen daler og der tages færre beslutninger.

Effektiv multitasking er en skrøne

Kernen i stilhedens effektivitet skal ikke ses som stilheden i sig selv, men den mulighed den giver for refleksion. Muligheden for at tage en pause, genoprette fokus, få styr på vores prioriteter og være tilstede i nuet – det er det stilheden kan give. Stilheden giver også nærvær. Når vi er nærværende og føler os forbundet til hinanden, bliver vores kommunikation også bedre.

Den effektive multitasking er en skrøne. I et studie fra Cornwell University konkluderer to forskere at brug af computere under forelæsninger får de studerendes opmærksomhed til at falde markant og de husker langt mindre fra undervisningen end deres studerende uden computer[2]. Om de studerende brugte computeren til research der var relevant for forelæsningen eller ej gjorde ikke den store forskel – den store forskel lå i at deres koncentration skulle deles og deres fokus på kerneopgaven dermed forsvandt. Det er let at overføre samme logik til et møde på arbejdspladsen.

Kært barn har mange navne: Strategisk stilhed, den intelligente pause, refleksionsrum, mindfulde møder, etc. Fordelene er dog i høj grad det samme. Professor Jochen Reb fra Cambridge University Business School har arbejdet med mindfuldness hos danske virksomheder som Carlsberg, IF Forsikring og Københavns Universitet[3]. Resultaterne er tydelige: Større arbejdsglæde, fokus og koncentration, bedre jobperformance og mere arbejdsglæde, samt mindre lyst til at skifte arbejde og mindre stress. Og dette ved bare 10 minutters daglig meditation.

Hvorfor vælge kvantitet over kvalitet?

At prioritere nærvær og kvalitet over kvantitet både personligt eller i en virksomhed er et aktivt valg der skal tages. Enhver omstilling kræver ressourcer, men resultaterne kontra den begrænsede daglige bekostning synes at tale for sig selv. Har i råd til at lade være?

SoSimple arbejder dagligt med mindful management, autenticitet og følelsesmæssig intelligens i toppen af dansk erhvervsliv.

[1] Aftenshowet på DR1 d. 28.02.17.
https://www.dr.dk/tv/se/aftenshowet/aftenshowet-tv/aftenshowet-2017-02-28?queryhash=!%2F00%3A20%3A04

[2] Hembrooke, H., & Gay, G. (2003). The laptop and the lecture: The effects of multitasking in learning environments. Journal of Computing in Higher Education, 15(1), 46-64.

[3] Santesson, T. (2013) Træk vejret dybt og øg dine præstationer. Djøfbladet: http://www.djoefbladet.dk/nyheder/2013/12/tr-ae-k-vejret-dybt-og–oe-g-dine-pr-ae-stationer.aspx