Af Kim Hatting, cand.mag., og Rikke Berg, erhvervscoach og indehaver af SoSimple
Med forstyrrelser og manglende fokus følger ineffektivitet og frustration – lyder det bekendt?
Det moderne arbejde, især vidensarbejde, kræver både fordybelse og faglig kompetence, men også konstant kommunikation og samarbejde med såvel interne som eksterne interessenter. En arbejdsdag indeholder store og små opgaver, der skal prioriteres, struktureres og afsluttes. Er der noget at sige til, at vi nogle gange taber boldene og mister overblikket? Er der noget at sige til, at vi føler os mere og mere stressede?[i]
I TV 2’s 19 Nyheder kunne man for nylig høre historien om, hvordan flere og flere virksomheder indfører meditation på arbejdspladsen[ii] som et middel mod den moderne stressepidemi og for at træne medarbejdernes evne til fokus og koncentration. Men stress er et symptom, så hvilket grundlæggende problem er det, de søger at løse?
Dit arbejdsmiljø modarbejder effektivitet
I en ny artikel fra Zetland tager journalisten Hakon Mosbech fat i et interessant paradoks i det moderne arbejdsliv[iii]. Den populære artikel tager udgangspunkt i en ny bog af Cal Newport[iv], der forklarer, hvordan vi har et udpræget behov for at kunne fordybe os for at være effektive, men indretter vores arbejdspladser stik modsat – med fokus på netværk, hurtig omstilling og konstant tilgængelighed.
Mosbech koncentrerer sig om begreberne “deep work” og “shallow work” og uddyber, hvordan muligheden for deep work er essentiel for effektiviteten på de fleste arbejdspladser:
“Den type arbejde, der for alvor skaber værdi i en lang række job, er det dybe arbejde.
I en tilstand af distraktionsfri koncentration strækker du dine kognitive evner til det yderste. Det er i denne tilstand, du skaber ny værdi, forbedrer dig og ofte laver ting, der er svære at kopiere …” [iii].
Vi kender alle fornemmelsen af en arbejdsdag, der bare kører på skinner – man er effektiv, fokuseret og holder overblikket trods mange bolde i luften. En sådan dag giver en fantastisk følelse af præstation. Problemet er, at vi altså ikke har indrettet arbejdspladserne til at understøtte denne arbejdsform.
Tid til fordybelse kommer ikke af sig selv
Resultatet af dette paradoks er, at mange føler sig konstant forstyrret og ineffektive og derfor vælger at arbejde hjemmefra, møde tidligere eller blive senere end alle andre for at få den nødvendige ro. Men det virker lidt bagvendt at være nødt til at forlade arbejdspladsen for at få ro til at passe sit arbejde, ikke?
Selvfølgelig er vidensdeling og muligheden for hurtig omstilling essentielt i mange moderne virksomheder, men det kan ikke stå alene. Arbejdslivsforskeren Thomas Hylland Eriksen pointerer, at i kampen mellem den hurtige og langsomme tid vil den hurtige tid kvæle den langsomme[v]. Vi kan altså ikke vente, til der er tid til deep work, for det har lange udsigter. Vi må i stedet aktivt prioritere tiden og rammerne til deep work!
Mosbech bider desuden mærke i lektor Sophie Leroys begreb “attention residue”: “Når folk bevægede sig fra en type opgave til en anden […] fulgte opmærksomheden ikke med øjeblikkelig. En del af opmærksomheden blev hængende ved folks forrige opgave – især hvis den ikke blev afsluttet.” [iii]. En arbejdsdag med mange forskellige opgaver og skift vil altså modarbejde evnen til koncentration.
Vi søger robuste medarbejdere i stedet for at tackle problemerne
Når det fysiske og psykiske arbejdsmiljø gør os stressede, nytter det ikke blot at søge efter “robuste medarbejdere” til at overtage den stressedes plads. Fokus på det kollektive og en investering i et godt arbejdsmiljø tjener sig hurtigt hjem i forhold til at skulle betale for stressrelaterede langtidssygemeldinger, ineffektivitet og stor udskiftning af medarbejdere.
Enekontorer og lukkede døre er ikke moderne og udstråler ikke socialt fællesskab, kreativitet og vidensdeling. Det gør det åbne kontorlandskab og glasvægge til gengæld. Men kan vi skabe rum til fordybelse uden at skulle gå 20 år tilbage i tiden?
“Måske er det tid til at erobre vores opmærksomheds dybe fokus tilbage.”
Sådan lyder det afsluttende fra Mosbech [iii]. Men hvordan gør man lige det?
Der er forskel på virksomheder og behovet for henholdsvis deep og shallow work, men vigtigt for alle er at opnå en bevidsthed om egne og virksomhedens behov – at være kritisk – og handle derefter.
I TV 2’s indslag havde en it-virksomhed sat meditation på arbejdsskemaet og effektivt styret uden om stressrelateret ledighed. Som den ellers skeptiske teknologiske direktør sagde: “Det er ligesom at tage sin hjerne og klemme den sammen som en svamp. Og de her ti [minutters meditation], de gør, at den får luft igen.” [ii]
I en tidligere artikel argumenterede vi for, at korte pauser med stilhed på forretningsmøder kunne give højere effektivitet[vi]. Ved at give rum til refleksion og langsom tid blev møderne mere fokuserede og endte ikke på et ligegyldigt sidespor. En Zetland-læser beskriver ligeledes, hvordan han har indført to timers stilletid på sin afdeling om formiddagen, så forstyrrelser her holdes på et absolut minimum, og der gøres plads til deep work. Samtidig fortæller han, hvordan det har gjort de ansatte mere bevidste om at respektere hinandens tid resten af dagen[iii].
Vrid hjernen igennem – få luft og mentalt overskud igen
En kollektiv indsats vil klart være at foretrække, men du kan også selv være bevidst om behovet for deep work og planlægge din dag derefter:
- Sæt tid af i din kalender til krævende opgaver.
- Find et sted, hvor du ikke bliver forstyrret – book et mødelokale, tag en dag på hjemmekontoret eller i bibliotekets stillesal.
Og husk, mindfulness og meditation er ikke en holdsport. Træn din hjerne, og bliv bevidst om distraktionerne omkring dig via mindfulness og meditation. Anerkend distraktionen, accepter den, kast den væk, og minimer effekten af attention residue.
Uanset om din virksomhed satser på en kollektiv løsning, eller du har øje for en individuel indsats, så står SoSimple klar til at hjælpe dig i gang!
Artiklen er skrevet af Kim Hatting, cand.mag., og Rikke Berg, erhvervscoach og indehaver af SoSimple .
SoSimple arbejder dagligt med mindful management, autenticitet og følelsesmæssig intelligens i toppen af dansk erhvervsliv.
Læs mere om Rikkes artikel i Børsen her
———————————————————————————————————————
[i] Anne Illemann Christensen, Ola Ekholm, Michael Davisen og Knud Juel (2012) Sundhed og sygelighed i Danmark 2010 & udviklingen siden 1987. Statens Institut for Folkesundhed. Syddansk Universitet. http://www.si-folkesundhed.dk/upload/susy_2010_til_hjemmeside.pdf
[ii] TV 2 19-Nyhederne. 11. september 2017. https://play.tv2.dk/programmer/nyheder/serier/nyhederne/11-september-2017-19-nyhederne-139810/
[iii] Hakon Mosbech (2017) Hvordan jeg fandt ud af, at den vigtigste arbejdsrevolution begynder med at holde kæft. Zetland. https://www.zetland.dk/historie/so4EbqG2-a8dQKjjz-86126
[iv] Cal Newport (2016) Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Grand Central Publishing.
[v] Annette Kamp (2008) Nye begreber om tid og arbejde: et tidssociologisk perspektiv. Roskilde Universitet.
[vi] Rikke Berg og Kim Hatting (2017) Stilhed på forretningsmødet – akavet eller effektivt?